Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran atau Pembelian

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN

PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas perusahaanke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya menusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis. Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan ini memisahkan proses pemerolehan ke dalam 2 tahap, yaitu tahap fisik yang melibatkan pemerolehan sumber daya dan tahap finansial yang melibatkan pengeluaran kas.

Gambaran Umum Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas

Ø  Sistem pemrosesan pembelian:

1.      Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambha persediaan kembali melalui observasi cetatan persediaan. Informasi ini dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

2.      Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih pemasok, dan membuat pesanan pembelian, dan informasi akan dikirim ke pemasok dan proses utang usaha.

3.      Beberapa waktu perusahaan akan menerima barang persediaan danri pemasok , yang kemudian barang akan dikirim ke toko dan gudang.

4.      Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaharui catatan persediaan.

5.      Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.

6.      Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (keknaikan total dalam persediaan).

Sistem Manual

Sistem pembelian manual dapat diaplikasikan untuk perusahaan menufaktur dan ritel. Perbedaannya terletak pada cara berbagai transaksi diotorisasi, yaitu perusahaan manufaktur membeli bahan baku untuk produksi dan keputusan membelinya diotorisasi oleh perencanaan dan pengendalian produksi. Sedangkan perusahaan ritel membeli barang jadi untuk dijual kembali dan keputusan membelinya diotorisasi oleh fungsi pengendalian persediaan .

Pengendalian Persediaan

Perusahaan mengurangi persediaannya dengan mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jadi ke pelanggan (siklus pendapatan).

Ketika persediaan jatuh ke titik pemesanan ulang yang telah ditentukan, staf administrasi akan membuat permintaan pembelian (purchase requisition).

Tergantung dari metode yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan persediaan, permintaan pembelian terpisah akan dibuat untuk tiap barang atau cara lainnya, sebuah permintaan pembelian dapat berisi beberapa jenis barang.

Departemen Pembelian

Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika ;perlu, dan membuat pemesana pembelian (purchase order – PO). 2 salinan PO, salinan pertama akan dikirim utang usang sebagai file utang usaha tunda dan salinan kedua akan disimpan dalam bentuk file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file).

Pengendalian persediaan menyediakan informasi berupa alamat pemasok utama, jumlah pesanan ekonomis (economic order quantity – EOQ).

Bagian Penerimaan

-          Penerimaan persediaan à yaitu barang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan PO yang disebut salinan kosong (blind copy). Salinan kosong adalah alat yang penting dalam mengurangi eksposur. Tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.

-          Pembuatan laporan penerimaan à laporan penerimaan (receiving report) terdiri dari beberapa bagian yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan. Terdiri dari 5 salinan, salinan pertama menyertai persediaan fisik di gudang, salinan kedua dikirim ke departemen pembelian yang akan merekonsiliasi dengan file PO terbuka dan jika benar maka akan ditutup sebagai file pesanan (closed purchase order file). Salinan ketiga dikirim ke bagian pengendalian persediaan dan salinan keempat dikirim ke bagian utang usaha yaitu file tunda utang usaha, serta salinan terakhir disimpan di bagian penerimaan.

Bagian Utang Usaha

Bagian utang usaha telah meneriima dan sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Dokumen formal yang menyediakan adalah faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika faktur belum diterima maka akan menunda pencatatan kewajiban, dan setelah faktur diterima maka bagian utang usaha akan merekonsiliasi informasi finansial dengan berbagai file tunda dan mencatat transaksi pembelian ke rekening pemasok dan buku pembantu utang usaha. Setelah mencatat semua kewajiban, staf adm. Bagian utang usaha akan mentransfer semua dokumekn sumber (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file) yang diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikkan bahwa utang dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon.

Sistem Voucher Utang

Sistem voucher utang (voucher payable system) digunakan sebagai alternatif dari prosedur utang usaha. Sistem ini, bagian utang usaha menggunakan bukti kas keluar (cash disbursement voucher) dan membuat nomor register voucher. Voucher memberikan penendaian yang lebih baik atas pengeluaan kas, dan memungkinkan perusahaan mengonsolidasikan beberapa pembayaran ke pemasok yang sama melalui voucher sehingga mengurangi jumlah cek yang ditulis. Bagian utang usaha mencatat voucher dalam nomor register voucheyr.

Bagian utang usaha menyimpan bukti kas keluar bersama dengan dokumen sumber pendukungnya dalam file voucher utang (voucher payable file), yang sama dengan file utang usaha terbuka.

Bagian Buku Besar

Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Selain itu merekonsiliasi pengendali persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan.

Ø  Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Sistem ini terdiri atas 3 proses:

1.      Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.

2.      Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan cek akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti kewajiban telah diabayar, dan utang usaha akan diperbaharui untuk menyingkirkan kewajiban.

3.      Pada akhir periode baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar, yang kemudian akan direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

Bagian Utang Usaha

Bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka (open vouchers payable file) atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya ke bagian pengeluaran kas.

Bagian Pengeluaran Kas

Bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi admnistrasinya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi membuat cek 3 salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lainnya yang terkait dalam daftar cek (check register) yang disebut juga jurnal pengeluaran kas (cash disbursements journal).

Bagian Buku Besar

Bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dak ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok.

Ø  Pengendalian Siklus Pengeluaran

Otorisasi Transaksi

-          Subsistem pembelian à bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat persediaan secara terus-menerus. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian.

-          Subsistem pengeluaran kas à bagian utang usaha mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Jurnal pengeluaran kas (daftar cek) yang berisi nomor voucher mengotorisasi cek, dan merupakan jejak audit untuk memverifikasi autentikasi setiap cek yang ditulis.

Pemisahan Pekerjaan

-          Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang à bagian pengendalian mencatat secara terperinci berbagai aktiva fisik persediaan, dan bagian gudang harus menyimpannya.

-          Pemisahan bagian buku besar dan utang usaha dengan pengeluaran kas à aktiva yang berpotensi eksposure adalah kas. Catatan yang mengendalikan aktiva adalah buku pembanhtu utang usaha dan akun kas di buku besar.

Supervisi

-          Inspeksi aktiva à ketika barang datang dari pemasok, bagian penerimaan harus memeriksa jumlah dan kondisinya (dari kerusakan, cacat, dan sbg), sehingga bagian penerimaan menerima salinan kosong dari pesanan pembelian asli yang berasal dari bagian pembelian. Supervisi adalah hal yang sangat oenting dalam bagian ini, untuk memastikan bahwa staf administrasi bekerja dengan baik dalam melakukan kewajiban yang penting tersebut.

-          Pencurian aktiva à prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi yang kondusif untuk terjadinya pencurian persediaan dalam transit.

Catatan Akuntansi

Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan. Siklus pengeluaran memengaruhi cetatan akuntansi sebagai berikut; buku besar pembantu utang usaha, daftar voucher, daftar cek, dan buku besar. Selain catatan akuntansi, siklus pengeluaran harus menyediakan informasi pendukung seperti, file permintaan pembelian, file pesanan pembelian, dan file laporan penerimaan.

Pengendalian Akses

-          Akses langsung à perusahaan harus mengendalikan akses ke aktiva fisik seperti kas dan persediaan. Pengendalian akses langsung meliputi, kunci, alarm, dan akses ke berbagai area yang berisi persediaan dan kas.

-          Akses tidak langsung à perusahaan harus membatasi akses ke berbagai dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya. Dengan berbagai dokumen pendukung yang tepat, transaksi tipuan dapat dibuat tampak sah bagi sistem dan dapat dibayar.

Verifikasi Independen

-          Verifikasi independen oleh bagian utang usaha à tiap dokumen berisi berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi pembelian, yang harus direkonsiliasi oleh staf administrasi bagian utang usaha sebelum perusahaan mengakui kewajiban, yang meliputi kegiatan, permintaan pembelian, pesanan pembelian, lapran penerimaan, dan faktur dari pemasok.

-          Verifikasi independen oleh bagian buku besar à bagian ini menerima voucher jurnal dari bagian pengendalian persediaan, utang usaha, dan pengeluaran kas. Dari ringkasan ini diverifikasi bahwa kewajiban total yang dicatat sama dengan persediaan yang diterima dan bahwa pengurangan total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas.

Ø  Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas

-          Bagian Pemrosesan Data Tahap 1

Siklus pendapatan (dalam perusahaan ritel) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur) yang sesungguhnya memulai aktivitas pemrosesan data. Ketika persediaan berkurang karena penjualan atau produksi, sistem akan menetukan barang dalam file buku besar oembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke titik pemesanan ulangnya yang kemudian akan dicatat dalam file permintaan terbuka. Pada akhir jam kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka. Kemudian informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen lpermintaan pembelian, sedangkan salinan berbagai dokumen masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.

Bagian Pembelian

Bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas 5 bagian yang berbagai salinan dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.

Program komputer yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan membuat permintaan pembelian biasa, yang akan memungkinkan staf bagian pembelian meverifikasi transaksasi pembelian sebelum memasukkan pesanan. Jika pengendalian komputer yang memadai diterapkan untu mencegah atau mendemteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diimplementasikan. Pendekatan alternatif untuk otorisasi dan memesan persediaan, yaitu alternatif satu merupakan sistem membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimnya ke bagian pembelian untuk ditinjau dan ditandatangani kemudian dikrim ke pemasok serta salinan dikirim ke pemakai internal lain. Alternatif kedua, proses pemesanan melalui distribusi pemesanan langsung ke pemasok dan pengguna internal. Sistem ini memnghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh staf bagian pembelian. Alternatif tiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Metode ini tidak  menghasilkan dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan).

-          Bagian Pemrosesan Data Tahap 2 

Bagian penerimaan à ketika barang diterima dari pemasok akan dibuat laporan penerimaan oleh bagian penerimaan, dan salinan lain dikirim k bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

-          Bagian Pemrosesan Data Tahap 3

Bagian utang usaha à faktur dari pemasok akan direkonsiliasi dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Kemudian staf administrasi membuat voucher menyimpannya dalam file voucher terbuka dan mengirim salina voucher ke bagian pemrosesan data.

-          Bagian Pemrosesan Data Tahap 4

Program bahtch akan memvalidasi berbagai catatan voucher dengan file pemasok valid, menambahkan ke daftar voucher, dan membuat total batch untuk dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.

Ø  Prosedur Pengeluaran Kas

-          Bagian pemrosesan data à sistem akan memindai filed tanggal jatuh tempo dalam daftar voucher. Cek yang telah jatuh tempo akan dicetak dan dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas), serta nomor dicatat di daftar voucher untuk menutup moucher dan mentransfer ke file utang usaha tertutup (closed accounts payable file) kemudian dikirim ke bagian pengeluaran kas bersama daftar transaksi. Total batch dari berbagai utang usaha yang terbuka (belum dibayar) dan tertutup (sudah dibayar), peningkatan persediaan, dan pengeluaran kas akan dicatat dalam akun pengendali utang usaha, pengendalian persediaan, dan akun kas di buku besar. Total utang usaha yang ditutup dengan pengeluaran kas harus sama.

-          Bagian pengeluaran kas à merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani, kemudian cek dikirim ke pemasok, salinan ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas.

-          Bagian utang usaha à mencocokkan salinan cek dengan voucher terbuka dan mentransfer ke file voucher tertutup.

Ø  Merekayasa Ulang Sistem Pembelian / Pengeluaran Kas

Pemrosesan Data

Pekerjaan yang dilakukan secara otomatis:

1.      File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang jatuh dalam titik pemesanan ulang.

2.      Tipa barang yang akan diisi kembali dicatat kedalam file permintaan pembelian.

3.      Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok.

4.      Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid.

5.      Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan ke file .pesanan pembelian terbuka.

6.      Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirimkan ke bagian pembelian untuk ditinjau.

Bagian Penerimaan à setelah barang tiba, membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilihat dari slip pengepakan.

Pemrosesan Data

Berbagai pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh sistem:

1.      Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka dan nilai Y akan dimasukkan dalam field yang terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan.

2.      Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.

3.      Record buku besar pembantu persediaan diperbaharui untuk mencerminkan penerimaan barang persediaan.

4.      Akun pengendali persediaan di buku besar akan diperbaharui.

5.      Record dari file pesanan pembelian terbuka akan dipindahkan dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo pembayaran akan dibuat.

Prosedur akan dilakukan untuk barang terpilih:

1.      Cek akan dicetak, ditandatangani, diteruskan ke ruang skurat untuk dikirim ke pemasok.

2.      Pembayaran tersebut akan dicatat dalam file daftar cek.

3.      Barang yang dibayar akan ditransfer dari file utang usaha terbuka ke file utang usaha tertutup.

4.      Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbaharui.

5.      Record yang memerinci berbagai transaksi akan ditransmisikan melalui terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk ditinjau oleh pihak manajemen dan disimpan.

Ø  Implikasi Pembelian

-          Sistem Otomatis

Perbaikan pengendalian persediaan à keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) daripada sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Selain itu terdapat masalah dalam pengendalian, yaitu peraturan otorisasi yang mengatur transaksi pembelian akan dikonsolidasikan dalam program komputer, jika terdapat kesalahan program atau model persediaan yang tidak sempurna kan menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan persediaan atau kekurangan persediaan.

Pengelolaan kas yang lebih baik à mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selaijn itu menulis cek secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.

Jeda waktu à tergantung jenis sistem pemesanan penjualan yang digunakan, jeda waktu ini dapat mempengaruhi penjualan secara negatif. Karena inilah bagian penjualan tidak mengetahui status persediaan terkirim dan dapat kehilangan penjualan.

Kemacetan dalam pembelian à dengan membebaskan bagian pembelian dari pekerjaan rutin seperti membuat pesanan pembelian dan egirimkannya ke pemasok, maka perhatian difokuskan pada masalah pemesanan dan staf pembelian dapat dikurangi.

Dokumen kertas yang berlebih à banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli dan dokumen harus disimpan, diarsip, ditangani oleh bagian distribusi surat internal dan dikonversi oleh personel pemrosesan data. Transaksi yang banyak dengan pengurangan dan peniadaan dokumen kertas dalam sistemnya menjadi keuntungan perusahaan.

-          Sistem yang Direkayasa Ulang

Bagian penting dari bagian ini adalah sistem ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, dan sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen dan dengan menyimpan berbagai record dalam akses media langsung.

Pemisahan tugas à sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara pemrosesan otorisasi dengan transaksiprogram komputer akan mengotorisasi dan memproses pemesanan pembelian, serta mengotorisasi dan menerbitan cek untuk pemasok.

Pengendalian akuntansi dan akses à sistem ini melihat catatan akuntansi secara eksklusif dalam disket magnetis. Untuk mempertahankan integritas berbagai record, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket. Perusahaan dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untu menyediakan pengendalian akses yang memadai.

PROSEDUR PEMROSESAN PENGGAJIAN DAN AKTIVA TETAP

Ø  Gambaran Umum Aktivitas Penggajian

Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan penegeluaran kas reguler, namun memiliki sejumlah kekurangan dengan alasan kepraktisan:

1.      Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok, namun prosedur penggajian berbeda antarkaryawan.

2.      Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus, penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.

3.      Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif lancar.kegiatan penggajian tidak bersifat berkelanjutan.

Prosedur penggajian di dalam perusahaan manufaktur:

1.      ;otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses penggajian dari 2 sumber yang berbeda yaitu personalia dan produksi.

2.      Proses penggajian merekonsiliasi informasi, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.

3.      Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi (menjurnal akun barang dalam proses (work in process – WIP).

4.      Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk menyetor 1 cek, jumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji diambil.

5.      Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang, pengeluaran kas.

Ø  Sistem Penggajian Manual

-          Personalia à departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia (personnel action form), yang mengidentifikasi para karyawan yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuik menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

-          Produksi à karyawan menyiapkan 2 jenis kartu catatan waktu kerja (time record), yaitu kartu pekerjaan (job ticket) yang berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di setiap pekerjaan produksi dan kemudian dikirim ke akuntanls biaya (siklus konversi). Kartu waktu (time card) berisi total waktu kerja keryawan di tempat kerja, dan dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan.

-          Akuntansi biaya à menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai biaya tenaga kerja langsung atau overhead. Kemudian dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distribution summary) dan diteruskan ke departemen buku besar umum.

-          Penggajian à menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Pekerjaan yang dilakukan staf adm.: menyiapkan daftar gaji (payroll register), memasukkan informasi ke catatan penggajian karyawan (employee payroll records), menyiapkan cek gaji (paycheck), mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salina daftar gaji ke utang, serta menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.

-          Departemen utang à staf adm. Utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan 2 salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Salinan pertama di kirim ke pengeluaran kas bersama daftar gaji, sedangkan lainnya dikirim ke buku besar umum.

-          Pengeluaran kas à menerima cek-cek penggajian, memeriksanya, dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke karyawan. Cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor ke akun dana gaji (payroll imprest account) dan 1 salinan cek dengan tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang untuk disimpan.

-          Buku besar umum à menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha yang berisi total jumlah gaji terutang dan perincian ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.

Ø  Pengendalian Penggajian

-          Otorisasi transaksi à dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Formulir kegiatan personalia memungkingkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini dibandingkan kartu waktu.

-          Pemisahan tugas à fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Informasi tarif pembayaran harus datang dari sumber independen – departemen personalia.

-          Supervisi à supervisor harus mengamati proses memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat dan absen dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

-          Catatan akuntansi à jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen: kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar; informasi jurnal yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji; akun buku besar pembantu yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran; akun buku besar umum (pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji).

-          Pengendalian akses à aktiva berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal yang penting.

-          Verifikasi independen à contohnya, verifikasi jam kerja, pengurus pembayaran (paymaster), utang usaha, dan buku besar umum.

Ø  Sistem Penggajian Berbasis Komputer

-          Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi buku besar umum.

Implikasi pengendali à sistem ini mengedepankan kekuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek, serta sistem ini tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, namun untuk jenis organisasi tingkat teknologi ini cukup memadai.

-          Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Perusahaan berlukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (human resource management – MSDM). Sistem ini menagkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, ketrampilan tenaga kerja, kegiatan personalia (tarif pembayran, pemotongan, dll) juga gaji. Sistem ini harus menyediakan akses real time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadinya. Sistem MSDM berbeda dari sistem otomatisasi dalam hal departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal, file akses langsung digunakan untuk menyimpan data, dan banyak proses sekarang dilakukan secara real time.

Personalia à melaukakan perubahan dalam file karyawan secara real time melaui terminal, termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran).

Akuntansi biaya à memasukkan data biaya pekerjaan (real time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file).

Penjagaan waktu à jika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran (attendance file).

Pemrosesan data à tugas yang dilakukan dalam lproses batch akhir periode kerja: 1) biaya tenaga kerja didisktribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya. 2) file rangkuman distribusi tenaga kerja online diciptakan. 3) daftar gaji online diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan (employee file). 4) file catatan karyawan diperbaharui. 5) cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. 6) file bukti pengeluaran diperbaharui dan satu cek disiapkan untuk data yang akan ditransfer ke akun dana gaji. 7) pada akhir pemrosesan sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbaharui file buku besar umum.

Implikasi pengendalian à sistem berbasis komputer pasti menghasilkan catatan yang memadai untuk verifikasi independen dan tujuan audit. Akhirnya pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file data dan program komputer.

Ø  Sistem Aktiva Tetap

Aktiva tetap (fixed assets) adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam proses bisnis yang relatif permanen dan sering kali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Tujuan spesifik dari sistem aktiva tetap:

1)      Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.

2)      Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.

3)      Memlpertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.

4)      Menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap di masa yang akan datang.

5)      Mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

Sistem aktiva tetap memiliki beberapa karakteristik dan juga terdapat perbedaan dengan siklus pengeluaran, yaitu pertama siklus pengeluaran meproses akuisisi rutin untuk persediaan bahan baku untuk fungsi produksi dan persediaan barang jadi untuk fungsi penjualan, serta kedua diantara sistem ini perusahaan biasanya memperlakukan akuisisi persediaan sebagai biaya periode lancar, namun mengapitalisasikan aktiva tetap yang menghasilkan manfaat untuk periode jangka panjang.

Ø  Logika Sistem Aktiva Tetap

-          Akuisisi aktiva

Akuisis aktiva (aset acquisition) biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedura otorisasi dan persetujuan yang terlibat akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Manajer departemen sering kali memiliki otoritas umum untuk menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak mahal. Untuk pengeluaran modal, batas materialitas yang ditetapkan meminta persetujuan eksplisit yang melibatkan analisis manajemen modal formal untuk mengevaluasi biaya dan manfaat dari permintaan.

-          Pemeliharaan aktiva

Pemeliharaan aktiva (asset maintenance) melibatkan penyesuaian saldo akun buku ebesar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakaiannya. Metode depresiasi umum yang digunakan adalah garis lurus, jumlah digit tahun, saldo menurun ganda, dan unit produksi. Perhitungan depresiasi merupakan transaksi internal yang harus diproses oleh sistem aktiva tetap tanpa manfaat eksplisit dari peristiwa ekonomi atau dokumen sumber yang menggerakkan transaksi.

-          Penghapusan piutang

Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan penggunaan aktiva. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir dari aktiva dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.

Ø  Sistem Aktiva Tetap Berbasis Komputer

-          Prosedur akuisisi

Dokumen ini menyediakan bukti bahwa perusahaan secara fisik telah menerima aktiva dan menunjukkan biayanya. Staf menggunakan terminal komputer untuk membuat catatan aktiva tersebut dalam buku besar pembantu aktiva tetap.

-          Pemeliharaan aktiva

Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal depresiasi untuk mencatat transaksi depresiasi pada akhir periode secara otomatis. Tugas khusus mencakup perhitungan depresiasi periode saat ini, pembaharuan akumulasi depresiasi dan field nilai buku dalam catatan buku besar pembantu, pembukuan total depresiasi ke akun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya depresiasi dan akumulasi depresiasi), serta pencatatan transaksi depresiasi dengan menambahkan cetatan ke file voucher jurnal.

-          Prosedur penghapusan

Kejtika staf administrasi menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap, sistem secara otomatis membukukan dan membuat jurnal penyesuaian ke akun pengendali aktiva tetap dalam buku besar umum, mencatat setiap laba atau rugi yang berkaitan dengan transaksi penghapusan, dan menyiapkan catatan voucher jurnal.

Ø  Mengendaliakan Sistem Aktiva Tetap

-          Pengendalian otorisasi

Akuisisi aktiva tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi, setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna dan departemen.

-          Pengendalian supervisi

Supervisor harus memastikan aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.

-          Pengendalian verifikasi independen

Secara berkala auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis. Auditor internal harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari aktiva tetap perusahaan dibandingkan dengan catatan aktiva tetap dalam buku besar pembantu.